Am vergangenen Freitag fanden sich die freiwilligen Mitarbeiter im Versammlungslokal des Jugendvereins in Echternach ein. Ziel dieses Treffens war es, die Freiwilligen mit einer einheitlichen Arbeitskleidung auszustatten und Aufgaben zu verteilen. Alles ist bestens durchorganisiert, an jedem der drei Tage tragen die Helfer eine andere Uniform. Jedes T-Shirt, jede Baseballkappe trägt die Logos der Sponsoren.

Der immer größer werdende Erfolg der Veranstaltung veranlasst die Mitglieder des Jugendvereins Echternach jedes Jahr, den Ablauf des Festivals zu verfeinern, zu optimieren und auszubauen. Im Jahr 2000 gründeten die Verantwortlichen daher eine neue ASBL, die sich mit der Organisation des Festivals befasst.

Das Organisationskomitee – etliche Mitglieder seien seit der ersten Stunde dabei – habe viel Erfahrung in der Planung und Durchführung, so der Pressesprecher Jempi Hoffmann. Dennoch treffe man sich mindestens zweimal im Monat, um alles zu besprechen. Und das aus gutem Grund. Denn hinter den Kulissen genügt es nicht, nur Livebands und DJs zu buchen oder eine Bühne hinzustellen. Es gilt, stetig die Sicherheit der Gäste und Musiker im Auge zu behalten, die Verpflegung muss funktionieren, Kassensysteme müssen installiert werden. Auch müssen Zelte aufgebaut werden, ein Backstage-Bereich und ein Camping für jene Besucher, die vor Ort übernachten möchten. Insgesamt hat der Campingplatz eine Kapazität von 1.500 bis 2.000 Plätzen. Auch hier gehört Verpflegung dazu.

Eines der Beispiele für Feintuning ist das Kassensystem. Wo früher noch viel mit Bargeld gearbeitet wurde, greift man heute zu digitalen Zahlmitteln, so Jempi Hoffmann. Nicht nur wegen der Sicherheit, sondern auch aus Effizienzgründen. Bargeldkassen bei einem Festival dieser Größenordnung bedeuteten einen wahnsinnigen Arbeitsaufwand. Man denke dabei nur an das Bereitstellen eines Kassenfonds für die Anfangsstunden, später dann das Zählen der Münzen und Scheine, die Buchhaltung oder den Transport zur Bank. Um ein digitales System einzurichten, braucht es zunächst viele Planungsstunden, dann die praktische Organisation. Sei das System einmal installiert, erspare es langfristig Arbeitskräfte, erklärt der Pressesprecher. Auch erlaube ein computergesteuertes Bezahlsystem eine präzise Einschätzung des Konsums von Essen und Getränken. Dies wiederum erlaube es, die Bestellmengen von Getränken besser einzuschätzen.

Apropos Getränke. Jedes Jahr konsumieren die Gäste rund 12.500 Liter Bier. Auch diese Versorgung muss durchorganisiert sein, so Hoffmann. In Echternach mietet man dazu einen sogenannten Bier-Server an. Zwei Helfer verwalten eine zentrale Versorgungseinheit. Ständig sind sie dabei, die 250 Fässer à 50 Liter auszuwechseln. Die Zapfanlagen auf dem Gelände sind ihrerseits über ein Leitungsnetz mit dem Bier-Server verbunden. Ergo entfällt der lästige Transport von Bierfässern durch die Menschenmengen.

Eine weitere Herausforderung ist das Abfallmanagement, wie wir vor Ort erfuhren. Biergläser sind aus Sicherheitsgründen schon lange verboten, Einwegplastikbecher seit diesem Jahr. Der Verein musste also ein Pfandsystem mit Plastikmehrwegbechern aufbauen. Zusätzlicher Kostenpunkt: 15.000 Euro. Diese Zusatzkosten werden aber nicht von jenen Parteien getragen, die diese Bestimmungen eingeführt haben.

Nach wie vor ist der Eintritt zum Festival kostenlos. Mit dem Verkaufserlös und dank der vielen Sponsoren wird das Event finanziert. Sicherlich sei ein Getränk am e-Lake-Festival teurer als auf einem kleinen Ball, präzisiert Hoffmann. Aber man biete den Gästen ein Top-Event mit teilweise europa- oder weltbekannten Bands und DJs. Der Besuch einer Veranstaltung mit Paul van Dyk oder Ferry Corsten schlage im Ausland mit 40 Euro zu Buche. In Echternach könne man alleine am Samstag zwölf Stunden kostenlos Trance und Techno von 20 renommierten DJs genießen. Die Aufpreise am Tresen sind also durchaus berechtigt. Ein weiteres Detail bezüglich der Finanzen verriet uns der Pressesprecher ebenfalls. Seit dem Ende der Pandemie seien die Gagen von hochrangigen Bands und DJs in die Höhe geschnellt, teilweise hätten sich die Preise verdoppelt. Dies sei eine weitere Herausforderung, der sich das Organisationskomitee stellen müsse.

Für die gastronomische Verpflegung ist ebenfalls gesorgt. An der „Yummy Lane“ bieten zahlreiche Foodtrucks Spezialitäten von nah und fern an. Auch eine traditionelle Grillwurst oder Pommes werden vor Ort serviert.

Nach der Planung am Schreibtisch muss es ans Eingemachte gehen. Zwischen 220 und 250 freiwillige Helfer packen beim Auf- und Abbau sowie während der drei Tage des Events an. Während etwas mehr als einer Woche bauen täglich etwa 40 Helfer das Festivalgelände auf. Unterstützt werden sie dabei von professionellen Unternehmen sowie den technischen Gemeindediensten. An den drei Eventtagen kommen etliche Sicherheitsbeamte, Ordnungshüter sowie das CGDIS zusätzlich zu den rund 250 Freiwilligen zum Einsatz.

Die Besucher des Festivals wissen das Engagement der Ehrenamtlichen zu schätzen. Über 20.000 Besucher reisen aus Luxemburg und dem Ausland an, wobei etliche Fans Reisen von Hunderten Kilometern in Kauf nehmen, um nach Echternach zu kommen.